W odpowiedzi na te wyzwania, Girteka, wdrożyła nowy, cyfrowy system płatności - Payhawk, który zmienia sposób w jaki kierowcy mogą zarządzać wydatkami służbowymi. Rozwiązanie opiera się na kartach – wirtualnych i fizycznych – specjalnie aktywowanych na czas trwania konkretnego przejazdu. Ich wykorzystanie umożliwia kierowcom wygodne opłacenie wszystkich wcześniej zatwierdzonych kosztów, takich jak parkingi, noclegi, niektóre opłaty drogowe, myjnie, drobne naprawy pojazdu, a także nieprzewidzianych wydatków.

W trasie – prościej i bezpieczniej

Dla kierowców zmiana oznacza mniej formalności i większy komfort. Każda transakcja rejestrowana jest za pośrednictwem aplikacji mobilnej, w której paragony są natychmiast przesyłane i sprawdzane przez menadżerów w czasie rzeczywistym. W przypadku większych lub nieprzewidzianych wydatków, kierowcy mogą bezpośrednio w aplikacji złożyć wniosek o zwiększenie limitu, a decyzja często zatwierdzana jest w ciągu kilku minut.

Na początku trzeba się było przyzwyczaić, jak do każdej nowości. Ale teraz jest to bardzo wygodne. Mogę łatwo oddzielić wydatki służbowe od prywatnych, a gdy wydarzy się coś nieoczekiwanego, sprawa rozwiązywana jest znacznie szybciej. Czuję większe wsparcie ze strony firmy mówi Roman, zawodowy kierowca samochodu ciężarowego.

Tak uporządkowany proces zwiększa bezpieczeństwo, gwarantując, że wszystkie wydatki są uprzednio zatwierdzone lub monitorowane, i przeciwdziała nadużyciom. Dla każdego przejazdu ustalane są indywidualne limity, a zatwierdzenia odnoszą się bezpośrednio do wnioskowanej kwoty, co wzmacnia odpowiedzialność bez opóźnienia operacji.

Nie tylko za kierownicą

Korzyści z wdrożenia nie ograniczają się tylko do pracy kierowców. Nowy system zmniejsza obciążenia administracyjne działów operacji, HR oraz księgowości Girteki, eliminując konieczność ręcznego rozliczania kosztów i papierowego obiegu dokumentów. Dzięki widoczności kosztów online w czasie rzeczywistym, zarządzanie finansami jest bardziej precyzyjne, a czas reakcji znacznie szybszy. Jednak przede wszystkim jest to korzystne dla kierowców, którzy nie muszą się już martwić się o nieprzewidziane płatności.

Wdrożony system umożliwia także lepsze planowanie i podejmowanie decyzji w oparciu o dane. Informacje dotyczące kosztów podróży mogą być analizowane pod kątem optymalizacji tras, prognozowania budżetu oraz doskonalenia oferty usług, co potwierdza długofalowe zaangażowanie Girteki w rozwój innowacyjnych rozwiązań cyfrowych.

Nowy standard w logistyce wyznaczony

Obecnie z systemu Payhawk korzysta ponad 500 kierowców, a liczba jego użytkowników rośnie z tygodnia na tydzień. Zgodnie z założeniami, do czerwca z cyfrowego systemu płatności będzie korzystać ponad połowa wszystkich kierowców Girteki (6 000), gdyż zostanie w pełni zintegrowany z modelem operacyjnym firmy. Ta inicjatywa jest elementem szerszej strategii Girteki ukierunkowanej na tworzenie zdigitalizowanego, efektywnego i zorientowanego na człowieka środowiska logistycznego – od lepszego wsparcia kierowców po bardziej inteligentne zarządzanie kosztami.

Technologia w logistyce powinna wspierać ludzi, a nie komplikować ich pracę” – „Ten projekt odzwierciedla nasze zaangażowanie w ułatwianie kierowcom wykonywania ich codziennych zadań, przy jednoczesnym budowaniu bardziej inteligentnego i transparentnego systemu dla firmy podkreśla Mindaugas Paulauskas, CEO Girteka Transport.

W branży, w której liczy się czas, zaufanie i efektywność, Girteka utrzymuje pozycję lidera, dzięki innowacjom, odpowiedzialności i jasno określonej wizji przyszłości transportu.

Źródło: Girteka