Proszę o krótką charakterystykę firmy BeeDee Express – jakie ładunki, kierunki transportu, flota, zatrudnienie...?

BeeDee Express to firma rodzinna, którą wraz z moimi rodzicami założyliśmy w 2011 roku. Transport to nasza pasja, zakorzeniona w rodzinie od pokoleń. Mój ojciec przez ponad 30 lat pracował jako zawodowy kierowca. Od dziecka spędzałem z nim każde wakacje w ciężarówce, jeżdżąc po Europie. Prowadzenie biznesu w branży transportowej jest więc dla nas czymś naturalnym. W naszej firmie podzieliliśmy się obowiązkami – mama zajmuje się finansami, ojciec zarządza flotą i kierowcami, a ja odpowiadam za operacje, które są kluczowym elementem działania przedsiębiorstwa. Rozpoczynając działalność 14 lat temu, startowaliśmy z dwoma autami dostawczymi, koncentrując się od początku na przesyłkach ekspresowych i dostawach czasowych. Dziś, po latach rozwoju, zarządzamy flotą ponad 160 pojazdów dostawczych IVECO oraz Renault (nasi podwykonawcy korzystają z samochodów francuskiej marki), operujących na terenie całej Unii Europejskiej. Ze względu na zmiany w regulacjach transportowych, w tym Pakiet Mobilności, od trzech lat rozwijamy także flotę cięższych pojazdów – w tym samochodów o DMC 7,2 tony (14 jednostek IVECO) oraz 18-tonowych plandek (12 sztuk – Mercedes-Benz i DAF). W 2015 roku rozpoczęliśmy również działalność w segmencie ciężkim, jednak z powodu wyzwań, z którymi boryka się cała branża, w tym niedoboru wykwalifikowanych kierowców oraz niskiej rentowności w porównaniu z "busami", po zakończeniu leasingu zdecydowaliśmy się na sprzedaż ciągników siodłowych i naczep. W naszym dziale operacyjnym pracuje 18 osób, w tym 6 zajmuje się kontrolingiem. Zatrudniamy również 47 kierowców.

Naszym głównym kierunkiem transportowym jest Wielka Brytania, co niesie za sobą dodatkowe wymagania administracyjne i związane z odprawami celnymi. Biorąc jednak pod uwagę, że od rozpoczęcia działalności koncentrowaliśmy się na tym rynku, z dużym wyprzedzeniem dostosowaliśmy nasze procedury do warunków wykonywania transportów, aby zapewnić sprawne i terminowe dostawy. Specjalizujemy się w obsłudze kluczowych sektorów gospodarki, takich jak branża automotive, lotnicza oraz – co może być zaskoczeniem – sektor wystawienniczy, czyli transport na targi i eventy. Naszymi klientami są wyłącznie firmy zagraniczne.

Dlaczego zarząd zdecydował się rozwijać firmę zarówno poprzez rozbudowę własnej floty, jak i współpracę z przewoźnikami? Na co warto zwrócić uwagę wybierając podwykonawców?

Decyzja o rozwijaniu firmy zarówno poprzez rozbudowę własnej floty, jak i współpracę z podwykonawcami wynikała ze wzrastających potrzeb naszych klientów. Liczba zleceń stale rosła, a niedobór kierowców na rynku wymusił na nas konieczność poszukiwania alternatywnych rozwiązań. Okazało się, że outsourcing części przewozów był korzystnym rozwiązaniem – bardziej opłacalnym pod względem jednorazowej inwestycji, niewymagającym dużych nakładów finansowych we własną flotę oraz czasochłonnego procesu rekrutacji i wdrażania nowych pracowników do wykonywania zadań. Zamiast tego skorzystaliśmy z istniejących zasobów rynkowych, co pozwoliło nam elastycznie zarządzać operacjami. Jeśli natomiast chodzi o wybór podwykonawców, dla nas kluczowe znaczenie ma ich podejście do branży. Zdecydowanie najlepiej współpracuje się z osobami, które są prawdziwymi pasjonatami transportu – rozumieją przepisy oraz mają pełną świadomość działań swoich kierowców. Ci ludzie zawsze wiedzą, co w danej chwili robi ich kierowca. Trzeba w tym miejscu zaznaczyć, że transport to wymagająca branża, w której nie można sobie pozwolić na brak kontroli. Nie jest też dochodem pasywnym – tutaj trzeba mieć rękę na pulsie przez cały czas. Nasza wzajemna współpraca opiera się na stabilnych relacjach – większość podwykonawców jest z nami od lat i wspólnie się rozwijamy.

Czy są różnice w zarządzaniu własną flotą pojazdów i flotą podwykonawców? Jakie wyzwania niesie za sobą taki model działania?

Z punktu widzenia działu operacyjnego nie ma istotnej różnicy w zarządzaniu flotą własną i podwykonawców – każde auto musi być załadowane i zaplanowane w sensie realizacji transportu. Różnice pojawiają się jednak w kwestii finansów. Współpraca z podwykonawcami wymaga od nas zaangażowania własnych środków na finansowanie ich faktur – płacimy im zawsze na czas, w krótkich terminach, a niejednokrotnie sami musimy czekać na ściągnięcie należności od klientów, co nierzadko wiąże się z koniecznością windykacji należności. Oznacza to, że podwykonawca nie ponosi żadnego ryzyka finansowego – za wykonaną usługę płacimy mu szybciej niż sami otrzymujemy za nią zapłatę od klienta. Dodatkowym wyzwaniem jest kwestia VAT-u – naszym podwykonawcom płacimy kwotę brutto, podczas gdy zagranicznych kontrahentów fakturujemy netto. Oznacza to, że sami musimy angażować dodatkowe środki i czekać na zwrot VAT-u z urzędu skarbowego, co w Polsce, jak wszyscy wiemy, bywa czasochłonne i niekorzystne dla płynności finansowej firmy. Jeśli chodzi o dział flotowy, tutaj dostrzegamy duże korzyści współpracy z podwykonawcami. Odpadają nam bowiem zadania związane z serwisowaniem i doposażaniem pojazdów oraz zatrudnianiem pracowników – otrzymujemy po prostu gotowe rozwiązanie, które pozwala nam skupić się na efektywnej realizacji przewozów. Z drugiej strony jednak, odpowiedzialność naszych partnerów za stan techniczny i wizualny pojazdów, niekiedy rodzi pewne zgrzyty związane z tym, że tych samochodów po prostu nie widzimy. Auto, które wiezie reklamę naszej firmy jest jej wizytówką, więc nie chcemy żeby było brudne czy niesprawne. Gdy takie jest, pojawia się zarzewie sporu albo przynajmniej powód do wymiany zdań. Unikamy tego typu sytuacji, jednak podwykonawcy nie zawsze podążają tą samą ścieżką co my, jeśli chodzi o dbałość o środki transportu, które – jak wcześniej powiedziałem – są wizytówką firmy.


Mało przyjemnym aspektem współpracy z podwykonawcami jest również to, że jesteśmy pomiędzy młotem a kowadłem, czyli pomiędzy kierowcą a jego szefem. Wiadomo, że szef naciska na jak największe obroty, czyli dużą liczbę przejechanych kilometrów, za które mu zapłacimy. Natomiast kierowca nie zawsze wytrzymuje takie tempo pracy, co można zrozumieć, bo każdy organizm jest inny – jeden kierowca przejedzie X km na tydzień i jest zmęczony, a drugi pokona dwukrotnie dłuższy dystans i zapyta jeszcze o „coś na weekend”. Niektórzy kierowcy odbierają to tak, że ich „gonimy”, co oczywiście nie jest prawdą. Zwyczajnie mamy zobowiązania wobec podwykonawcy, który oczekuje, że zapewnimy mu godziwy zarobek. Tutaj kluczowy jest przepływ informacji, więc regularnie przypominamy kierowcom, aby informowali nas o swojej kondycji psychofizycznej.

Wasze motto brzmi „Jesteśmy zawsze na czas”. Jakie praktyki stosujecie, aby dotrzymać tej obietnicy?

Każdy samochód jest wyposażony w GPS, a nasze działy operacyjny i kontrolingu pracują 24 godziny na dobę w systemie trzyzmianowym, aby na bieżąco monitorować przebieg dostaw. W przypadkach, gdy termin dostawy jest zagrożony – dzięki rozbudowanej flocie pojazdów – jesteśmy w stanie zorganizować przeładunek towaru nawet w godzinach nocnych i dostarczyć go na czas innym pojazdem. Jest to bardzo ważne, szczególnie w branżach o najwyższych wymaganiach czasowych, takich jak automotive czy lotnictwo, gdzie konkretna część musi dotrzeć na linię montażową o określonej godzinie. Dlatego dokładamy wszelkich starań, aby nasze samochody zawsze docierały planowo na miejsce rozładunku. Oczywiście istnieją sytuacje, na które nie mamy wpływu – błędna dokumentacja celna, trudne warunki pogodowe czy opóźnienia na przeprawach promowych... W takich przypadkach pozostajemy w stałym kontakcie z klientami, informując ich na bieżąco o statusie zlecenia i podejmując wszelkie możliwe działania minimalizujące opóźnienia. Dzięki tym praktykom nie tylko dotrzymujemy obietnicy terminowości, ale także budujemy zaufanie i długofalowe relacje z naszymi partnerami.

I właśnie za to cenią Was klienci, wybierając BeeDee Express jako wykonawcę usług transportowych? Za co jeszcze?

Klienci cenią naszą firmę za niezawodność, szybkość działania i partnerskie podejście do współpracy. Stawiamy na długofalowe relacje, często budując osobiste więzi – regularnie odwiedzamy naszych klientów i służymy pomocą wtedy, gdy jej potrzebują. Dla nas liczy się coś więcej niż tylko cena – priorytetem jest wsparcie i elastyczność, nawet jeśli czasem oznacza to realizację transportu poniżej kosztów. Nasza rozbudowana flota i korzystanie z systemu GPS pozwalają nam błyskawicznie reagować – w momencie otrzymania zapytania od klienta, widząc na bieżąco naszą flotę, możemy natychmiast podać dostępność pojazdów i cenę, bez konieczności poszukiwania rozwiązań na giełdach transportowych, jak robi to nasza konkurencja. Ta szybkość i gotowość do działania sprawiają, że klienci wybierają nas ponownie. Często nasze auta są już w drodze na załadunek, podczas gdy inni dopiero rozpoczynają poszukiwania transportu na giełdach, nie wiedząc, że to zlecenie zostało już przyjęte do realizacji.

Wiele firm współpracujących z podwykonawcami korzysta z rozdrobnionych narzędzi – np. różnych systemów GPS czy systemów raportowania. To zapewne komplikuje operacje. Jak udało Wam się rozwiązać ten problem?

Jeszcze kilka lat temu borykaliśmy się z tym problemem – każdy z naszych stałych podwykonawców korzystał z własnego dostawcy GPS, co znacząco wydłużało czas pracy zarówno działu operacyjnego, jak i kontrolingu. Bywały sytuacje, że nie zauważyliśmy w GPS-ie dostępnego auta, bo znajdowało się ono w innym systemie, a w konsekwencji sprzedawaliśmy ładunek, mimo że nasz pojazd był dosłownie obok. Aby wyeliminować te trudności, podjęliśmy decyzję o standaryzacji – wymusiliśmy na naszych partnerach przejście na ujednolicony system GPS. Dzięki temu mamy teraz pełen podgląd całej floty, samochodów własnych i podwykonawców, w jednej platformie – Webfleet. To znacząco usprawniło i przyspieszyło nasze działania, pozwalając nam reagować szybciej i efektywniej zarządzać operacjami.
⁠

Sztuczna inteligencja to obecnie gorący temat. Czy udało Wam się zastosować ją w procesach operacyjnych i z jakim skutkiem? Jak AI może wpłynąć na branżę transportową w przyszłości?

Sztuczna inteligencja to niewątpliwie gorący temat, a my już teraz korzystamy z rozwiązań przez nią wspieranych, które usprawniają nasze procesy operacyjne. Przykładem jest aplikacja Slickshift, oparta na AI, która przyspiesza komunikację z kierowcami i ułatwia kontroling. AI wspiera nas również w administracji, szczególnie w obiegu dokumentów, automatyzując wiele czasochłonnych zadań w księgowości, czyli np. przypisywanie dokumentu do konkretnej linii w systemie DNS. Osobiście widzę ogromną wartość AI w automatyzacji obliczeń – np. w arkuszach kalkulacyjnych, gdzie pomaga tworzyć skrypty służące do analizy rentowności, zysków czy przebiegów. Bez AI nie byłbym w stanie tego samodzielnie napisać, więc już teraz znacząco usprawnia moją pracę.

Natomiast w planowaniu floty AI jeszcze nie zastępuje pracy spedytorów. Owszem, istnieją narzędzia, które mogłyby zautomatyzować wysyłkę pojazdów na załadunki, jednak w branży ekspresowej nadal kluczowy jest czynnik ludzki. Zmęczenie kierowców to aspekt, który każdego dnia oceniamy indywidualnie, pozostając z nimi w stałym kontakcie – dlatego nie możemy traktować tego procesu zero-jedynkowo. Patrząc w przyszłość, sztuczna inteligencja może zrewolucjonizować branżę transportową – od optymalizacji tras, zarządzania flotą, przez eliminację usterek i awarii (predykcja), po autonomiczne pojazdy. Jednak w transporcie ekspresowym, gdzie liczy się indywidualne podejście i elastyczność, na chwilę obecną człowiek wciąż odgrywa kluczową rolę.

Rozmawiał: Cezary Bednarski

Znajdujemy się w środku rewolucji, która zmienia branżę TSL

komentuje Alex Kulbei, współzałożyciel & CEO firmy Slickshift

Cieszymy się, że możemy współpracować z takimi firmami jak BeeDee. Prowadzenie firmy rozwijającej flotę dzięki współpracy z podwykonawcami wymaga szczególnego zaangażowania operacyjnego. Trzeba utrzymywać nie tylko relacje z kierowcami, ale także z każdym podwykonawcą, dbając o to, aby ich floty otrzymywały odpowiednią liczbę zleceń. Wiąże się to z nagromadzeniem powtarzalnej, ręcznej pracy. Zastosowanie AI w tego rodzaju firmach ma ogromny wpływ na sprawność i szybkość działania.

Slick AI już dziś wspiera zespoły dyspozytorów i spedytorów w codziennej pracy, koncentrując się na trzech kluczowych aspektach. Są to:
✅ automatyczne monitorowanie tras – system śledzi realizację tras przez kierowców, zapewniając, że ładunki docierają na czas;
✅ usprawnienie przepływu informacji – cały zespół ma pełny wgląd w rozmowy z kierowcami oraz wszystkie kluczowe dane. Jeśli coś pójdzie nie tak, może szybko i skutecznie zareagować;
✅ automatyczna organizacja dokumentów transportowych – wszystkie dokumenty trafiają w jedno, uporządkowane miejsce.

Wiele firm nie zdaje sobie sprawy, że znajdujemy się w środku rewolucji, która zmienia branżę TSL. Kiedyś korzystaliśmy z papierowych map, jeździliśmy bez GPS, wykonywaliśmy obliczenia ręcznie, nie używając Excela – i to była norma. Dziś trudno wyobrazić sobie firmę, która nie korzysta z GPS, Google Maps czy innych odpowiednich narzędzi. Tak samo trudno będzie w przyszłości prowadzić działalność bez wsparcia AI. Sztuczna inteligencja zmienia sposób pracy dyspozytorów i spedytorów. Zamiast ręcznie sprawdzać, liczyć, szukać i pilnować – mają asystenta, który zrobi to za nich.

Pojawienie się nowej technologii na rynku to zawsze szansa dla biznesu na zdobycie przewagi nad konkurencją. W tym sensie wdrożenie AI jest tak samo nieuniknione jak wdrożenie GPS. Dzięki temu rola dyspozytora i spedytora zmieni się – będzie polegać na nadzorowaniu AI, a nie wykonywaniu wszystkiego ręcznie. Asystent przejmie powtarzalne zadania, a człowiek będzie się angażował tylko w sytuacjach wyjątkowych, co znacząco obniży koszty prowadzenia floty pojazdów. BeeDee już dziś czerpie korzyści z rozwiązań takich jak Slick AI. To naturalny krok na drodze rozwoju firmy – tak samo nieunikniony, jak wszystkie wcześniejsze zmiany.