Skoro CMR to podstawa w branży TSL, porozmawiajmy o e-CMR. Co to takiego i jakie korzyści niesie?
e-CMR to elektroniczny odpowiednik Międzynarodowego Listu Przewozowego CMR (Convention relative au contrat de transport international de Marchandise par Route), który od 1956 r. jest najważniejszym dokumentem potwierdzającym zawarcie umowy o przewóz ładunku. Od 27 maja 2008 roku, zgodnie z protokołem dodatkowym do Konwencji CMR, możliwe jest stosowanie elektronicznej wersji listu przewozowego (e-CMR). Do tej pory protokół dodatkowy e-CMR został podpisany przez 34 kraje, w tym również przez Polskę (w 2019 r), jednak ze względu na bariery prawne i technologiczne nie jest on obecnie powszechnie stosowany.Jakie wyzwania GS1 już pokonało, a jakie jeszcze przed nim stoją w kontekście tej rewolucyjnej zmiany w Polsce? Na jakim etapie jesteśmy obecnie i od kiedy będzie ona powszechnie dostępna dla sektora TSL?
Organizacja GS1 Polska jest mocno zaangażowana w prace na rzecz możliwości wykorzystywania elektronicznego listu przewozowego w Polsce i Europie. Chcemy, żeby jak najwięcej firm było przygotowanych na nadchodzące zmiany związane z rozporządzeniem eFTI - Rozporządzenie (UE) 2020/1056 w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego. Zgodnie z nim, elektroniczna informacja o transporcie towarowym (np. w postaci elektronicznego listu przewozowego) będzie obowiązywała w całej UE. Rozporządzenie ma wejść w życie 21 sierpnia 2024 roku, a dwa lata później (czyli w 2026) wszystkie organy kontrolujące administracji publicznej w UE mają być gotowe na przyjmowanie elektronicznej informacji na temat transportu towarowego. Możemy więc założyć, że od 2026 roku będzie można powszechnie wykorzystywać e-CMR. Wejście w życie rozporządzenia oznacza dla poszczególnych krajów UE konieczność dostosowania się do jego postanowień, a tym samym nowelizacji obowiązujących przepisów prawa.Pamiętajmy dodatkowo, że docelowy model przekazywania danych dotyczących transportu towarowego ma działać w oparciu o certyfikowane platformy, tzw. platformy eFTI, które mają być gwarantem bezpieczeństwa przechowywania danych i ich dostępności. Mówiąc prościej, jeśli firma będzie chciała korzystać z e-CMR, będzie musiała skorzystać z zewnętrznego certyfikowanego systemu dostawcy rozwiązań lub sama certyfikować swój system.
Dzięki współpracy GS1 Polska z dostawcami e-CMR (docelowo platformami eFTI), już dziś możemy realizować pilotażowe wdrożenia, które na ten moment przyjmują legalną, hybrydową formę, czyli jeszcze z wykorzystaniem jednej kopii papierowego listu przewozowego.
Obecnie trwają prace mające określić wytyczne, jakie powinny spełniać platformy eFTI. Nad wytycznymi pracuje DTLF (Digital Transport and Logistics Forum) i będą one przedstawione w formie aktu wykonawczego najprawdopodobniej jeszcze w 2024 r.
Czy w związku z tym e-CMR po 2026 r będzie obowiązkowy dla wszystkich?
Nie, ale organy kontrolujące będą musiały zaakceptować elektroniczne dokumenty podczas kontroli. Jest to olbrzymia szansa całej branży TSL, która od wielu lat czeka na możliwość korzystania np. z e-CMR w przypadku transportu drogowego. Jeśli natomiast podmioty zdecydują się na kontynuowanie wykorzystywania papierowych dokumentów – zgodnie z rozporządzeniem eFTI, taką formę będą mogły utrzymać.O ile liderów polskiego transportu nie trzeba przekonywać do innowacji i korzyści, spróbujmy zachęcić firmy sektora MŚP do wprowadzenia
e-CMR. Mikro przewoźnik, jako podwykonawca, również będzie musiał się dostosować. Jakie korzyści e-CMR może przynieść małym firmom?
W tym kontekście wymieniłabym 4 główne grupy korzyści, jakie generuje zastosowanie cyfrowej dokumentacji transportowej: usprawnienie przepływu informacji, ekologia, oszczędność zasobów przedsiębiorstw oraz przyspieszenie płatności.Przepływ informacji posiada ogromne znaczenie dla całego procesu fakturowania, a także czasu, niezbędnego na dokonanie płatności za wykonaną usługę. e-CMR pozwala na rozpoczęcie procesu fakturowania, zaraz po zakończonym transporcie. Eliminuje to konieczność oczekiwania na otrzymanie dokumentów zwrotnych od odbiorcy ładunku. W tradycyjnej formie, najczęściej wiązało się to z fizycznym powrotem kierowcy do bazy i dostarczeniem podpisanego dokumentu do księgowości. Ewentualnie wymagało dostarczenia dokumentów za pośrednictwem firmy pocztowej. Zdarzało się, że czas od wykonania transportu do realnej płatności przekraczał 100 dni!
Cyfryzacja papierowych listów przewozowych może obniżyć koszty administracyjne o ok. 3 euro na każdym dokumencie, co wskazuje na olbrzymie oszczędności, obok których nie przejdzie obojętnie żadna firma transportowa.
Eliminacja papierowej dokumentacji to oczywiste zmniejszenie zapotrzebowania na papier i tusz do drukarek. Rezygnacja z fizycznej dokumentacji wygenerowałaby na obszarze UE oszczędność rzędu 2-8 miliarda kartek papieru rocznie. To szczególnie ważny aspekt w kontekście konieczności raportowania ESG, które będzie dotyczyło również mniejszych podwykonawców pracujących na rzecz dużych operatorów logistycznych.
Idąc dalej, cyfrowy zapis listu przewozowego oznacza dostęp do dokumentu w każdej chwili – eliminuje się ryzyko jego zagubienia lub zniszczenia, a tym samych ryzyko otrzymania kary lub mandatu za potencjalne braki dokumentacji, np. podczas kontroli kierowcy w trasie.
Przed wdrożeniem e-CMR przewoźnik musi spełnić określone regulacje. Proces implementacji podzielony jest na etapy, a wymagane zasoby to ludzkie, finansowe i sprzętowe. Istnieją obawy związane z tym procesem, które warto rozważyć.
Nie ma żadnych szczególnych warunków do spełnienia, aby wejść w cyfrowe dokumenty transportowe. Jedyne, co trzeba zrobić, to rozpocząć współpracę z certyfikowaną platformą czy dostawcą e-CMR. Taki dostawca krok po kroku przeprowadzi przez cały proces. To, co będzie musiał wykonać przewoźnik - a w praktyce kierowca, to zmienić swoje nastawienie i przezwyciężyć barierę mentalną, czyli przyzwyczajenia do papieru, co często okazuje się być najtrudniejsze. Przydatna na pewno będzie również podstawowa umiejętność kierowcy do obsługi narzędzia mobilnego, w tym przypadku tableta lub smartfona.Proszę nam przybliżyć, jak może zmienić się funkcjonowanie firmy po przejściu na e-CMR i jakie korzyści przyniesie to pracownikom, takim jak księgowa i dyspozytor. Czy praca stanie się łatwiejsza i mniej stresująca?
e-CMR jest przede wszystkim uproszczeniem procedur i przyspieszeniem obiegu dokumentacji pomiędzy zainteresowanymi podmiotami. Według szacunków Unii Europejskiej, wprowadzenie cyfrowych rozwiązań pozwoli zaoszczędzić rocznie około 75-102 mln godzin w całej wspólnocie. Wszystko to przekłada się na wzrost efektywności firm i redukcję ich kosztów operacyjnych. Z praktycznego punktu widzenia poprawie ulegnie cały proces związany z wypełnianiem, generowaniem, przesyłaniem oraz archiwizacją dokumentacji transportowej.Papierowe listy przewozowe wymagają, aby każdorazowo wypełnił je pracownik firmy. Generuje to czas i koszty ponoszone na działania administracyjne. Praca potrzebna na wygenerowanie papierowej dokumentacji, późniejsze jej przetwarzanie oraz fizyczne wysyłanie do zainteresowanych podmiotów, to około 23 minuty, przypadające na jeden list. Zastosowanie cyfrowych rozwiązań pozwala skrócić ten czas o ponad połowę.
Spokojniejsi powinni być zatem wszyscy pracownicy zaangażowani w te procesy, łącznie oczywiście z kierowcą, który nie będzie musiał oczekiwać (czasami kilka godzin) na podpis dokumentu ze strony odbiorcy.
Proszę opisać studium przypadku MŚP, na którym GS1 testuje działanie programu.
W tym momencie toczy się wiele wdrożeń pilotażowych e-CMR przy współpracy z platformami e-CMR. Najczęściej są to większe podmioty – duzi załadowcy, operatorzy logistyczni czy sieci handlowe. Część wdrożeń odbywa się na poziomie transportu krajowego, a część międzynarodowego. Z opisanych case’ów mamy wdrożenie e-CMR w Colian Logistics – operator już ponad 2 lata korzysta z dobrodziejstw e-CMR na stałych zagranicznych kierunkach. Cały case opisany jest na stronie: bc_ecmr.pdf (gs1pl.org)Ciekawi mnie, czy system weryfikuje ewentualne błędy i nieścisłości, ponieważ takie sytuacje czasem mają miejsce w dokumentach CMR.
Podstawowe założenia systemu/ platformy e-CMR to zapewnienie bezpieczeństwa i dostępności danych dla każdego podmiotu zaangażowanego w dany proces transportu. Docelowo wszystkie platformy eFTI mają być interoperacyjne i łączyć się w standardowy sposób z innymi platformami oraz systemami rządowymi (organów kontrolujących). Platformy mają również możliwość walidacji pól, co oznacza, że użytkownik musi wypełnić wszystkie obowiązkowe pola, które są istotne z punktu widzenia listu przewozowego, co tym samym eliminuje braki danych na liście przewozowym. Być może docelowo kryteria Komisji Europejskiej dla certyfikowanych platform eFTI będą zawierały inne mechanizmy weryfikujące czy ograniczające możliwość popełniania błędów.---
Pani Agato, dziękuję bardzo za rozmowę na temat e-CMR i jego wdrożenia w Polsce. Wyraźnie widać, że to technologiczne rozwiązanie jest nie tylko przyszłością transportu, ale także kluczowym elementem adaptacji branży TSL do nowoczesnych wymogów i standardów UE.
Agata Horzela menedżerka ds. standardów GS1 w TSL / T&L. Specjalizuje się w identyfikacji jednostek handlowych i standardach GS1 w logistyce. Reprezentuje globalnie GS1 w Digital Transport and Logistics Forum przy KE. Prowadzi szereg projektów związanych z digitalizacją dokumentów w łańcuchu dostaw. Aktywnie działa na rzecz możliwości wykorzystywania elektronicznego listu przewozowego w Polsce.
