Małgorzata Rydelek, TIMOCOM: Jakie zagrożenia związane z bezpieczeństwem ładunków uznają Panie za obecnie najpoważniejsze? Czy są to kradzieże fizyczne, wyłudzenia, podszywanie się pod legalne firmy – a może jeszcze inne ryzyka, o których rzadziej się mówi?
Inez Kawicka: Obecnie najpoważniejszymi zagrożeniami są kradzieże ładunków całopojazdowych, których dokonują osoby podszywające się pod leganie działające przedsiębiorstwa transportowe. Dane podmiotów są dostępne powszechnie, wiele firm umieszcza swoje dokumenty takie jak licencje transportowe czy ubezpieczenia na swoich stronach internetowych, co niestety bardzo ułatwia pozyskanie ich i popełnienie za ich pomocą przestępstwa. Przestępcy bardzo często podszywają się pod istniejące już podmioty, które korzystają z popularnych platform transportowych, posługując się bardzo podobnym adresem email do tego, który posiada dana firma. Zmieniają jedynie kolejność liter w środku albo zakładają adres na podobnej domenie lub nawet identycznej, tyle że zarejestrowanej w innym kraju, licząc na to, że spedytor zlecający im dany ładunek w pośpiechu dnia codziennego nie zauważy różnicy.MR: Metody działania przestępców ewoluują wraz z branżą. Jakie zmiany zaszły w nich w ostatnim czasie?
IK: Jeszcze kilka lat temu mieliśmy do czynienia najczęściej z klasycznymi kradzieżami lub rabunkami. Pojawiali się także pośrednicy czy spedytorzy, którzy przyjmowali zlecenia i zlecali ich realizacje legalnym firmowym przewozowym, ale w ostatniej chwili zmieniali miejsce rozładunku, przez co towar trafiał do złodziei zamiast do właściwego odbiorcy. Obecnie nadal zdarzają się kradzieże ładunków podczas postojów, ale głównym motywem są fraudy polegające na kradzieży tożsamości istniejącej i działającej na rynku firmy.Karolina Przybylska: Najczęstszym modus operandi przestępców wykrywanym przez nas w ostatnich miesiącach są wspomniane wyżej wyłudzenia przez kontakt z adresów e-mail bardzo podobnych do adresów działających legalnie firm, szczególnie średniej wielkości, znanych na rynku. Wyparło to jeszcze do niedawna popularną metodę na zakup spółki transportowej istniejącej parę lat, w tym posiadającej pozytywne oceny na giełdach lub zakładanie firm w celu dokonania wyłudzenia i prowadzenie działalności pozorowanej w celu uwiarygodnienia się na rynku.
MR: Z jakimi konsekwencjami – finansowymi, prawnymi, wizerunkowymi – muszą się mierzyć firmy spedycyjne, gdy dochodzi do incydentu związanego z nieuczciwym przewoźnikiem?
IK: Wszystko zależy oczywiście od rodzaju takiego incydentu. Zdarzają się przypadki, gdy przewoźnicy przesyłają certyfikat ubezpieczenia, a w trakcie weryfikacji przez nas okazuje się, że zakład ubezpieczeniowy nie potwierdza zawarcia takiej polisy. Taki przewoźnik od razu trafia na tzw. czarną listę i nie podejmujemy z nim współpracy. Najgorsze są jednak sytuacje, w których firmy spedycyjne tracą kontakt z przewoźnikiem i kierowcą, a po chwili otrzymują informację, iż ładunek nie dotarł do odbiorcy. Wówczas należy się spodziewać reklamacji od klienta. Oczywiście spedycje posiadają stosowne ubezpieczenia, ale gdy zakład ubezpieczeniowy weryfikuje, czy spedytor wywiązał się z obowiązków nałożonych na niego w polisie dot. weryfikacji podwykonawców, skompletowania wszystkich wskazanych w umowie ubezpieczenia dokumentów itd. – wtedy mogą pojawiać się problemy. Jeśli wymogi te nie zostały spełnione, zakład ubezpieczeniowy odmawia wypłaty odszkodowania i konsekwencje finansowe ponosi firma spedycyjna. Każda taka sytuacja może też skutkować utratą wiarygodności w oczach klienta. Jeśli wszystkie wymogi określone w polisie ubezpieczeniowej zostaną spełnione i ubezpieczyciel wypłaci odszkodowanie, należy się z kolei liczyć ze wzrostem składki za polisę.MR: W jaki sposób Omida przygotowuje się na ewentualne incydenty związane z bezpieczeństwem transportu?
IK: W Grupie Omida od wielu lat funkcjonuje Dział Oceny Ryzyka, w tym zespół ds. bezpieczeństwa transportu. Każdy podmiot, który chce z nami współpracować, musi zostać zweryfikowany zgodnie z wewnętrznymi procedurami. Regularnie szkolimy zarówno pracowników wspominanych działów, jak i naszych spedytorów. Podnosimy wiedzę i kwalifikacje personelu, dzięki czemu skuteczniej wykrywamy potencjalne zagrożenia i efektywniej zapobiegamy ich skutkom.KP: Aktywnie pozyskujemy z rynku najnowszą wiedzę, badamy metody działań oszustów i staramy się na bieżąco uszczelniać procedury. Nawiązujemy również współpracę z firmami funkcjonującymi na rynku europejskim, które specjalizują się w wykrywaniu lub likwidacji szkód związanych z utratą towaru przez fraud. Zwiększa to znacząco możliwość przeciwdziałania takim przestępstwom.
MR: Wspominają Panie o tym, jak istotny jest proces weryfikacji usługodawców transportowych. Jak on przebiega w Omida Group? Na co szczególnie zwracają Państwo uwagę, zanim zostanie przydzielony pierwszy ładunek? Z jakich narzędzi i technologii Państwo korzystają w tym procesie?
KP: Proces weryfikacji podzieliliśmy pomiędzy dwie jednostki wchodzące w skład Działu Oceny Ryzyka. Wyspecjalizowani pracownicy sprawdzają dokumentację, w tym odpowiednie zapisy w polisie, z deklarowanymi przez spedytora danymi pierwszego transportu i ładunku, podczas gdy równolegle drugi zespół dokonuje sprawdzenia firmy pod kątem potencjalnej próby oszustwa. Podstawą przy przeciwdziałaniu fraudom jest oczywiście porównanie posiadanych danych kontaktowych przewoźnika z istniejącymi w Internecie lub na giełdach, ale często wymaga też wykonania zindywidualizowanego sprawdzenia w niestandardowych źródłach (jak np. rejestrze wirtualnych biur) bądź zweryfikowania domeny, z której kontaktuje się potencjalny podwykonawca. Kluczowe jest także sprawdzenie firmy z otrzymanymi od partnerów zewnętrznych alertami.Część zapytań do rejestrów państwowych, czy ubezpieczycieli wykonujemy za pomocą narzędzi odpytujących bazy automatycznie po wpisaniu kluczowych danych do TMS, jednak z uwagi na ciągłą konieczność dopasowywania się do zmieniających się przepisów, wymagań ubezpieczycieli i sposobów działania oszustów, rozwiązania systemowe są programowane z opóźnieniem.
MR: Jakie wyzwania napotykają Państwo przy weryfikacji przewoźników w sytuacjach wymagających szybkiego działania, np. przy pilnych zleceniach transportowych?
IK: Jednym z problemów jest czas. Spedytorzy oczekują szybkiej weryfikacji firmy, której chcą zlecić usługę, a dobra i dokładna weryfikacja wymaga czasu.KP: Tempo pracy nie sprzyja dokładności koniecznej dla tego rodzaju czynności i jest z pewnością największym problemem w przypadku dużych podmiotów i masowej weryfikacji nowych podwykonawców. Tu przydają się narzędzia półautomatyzujące procesy i aktualna baza wiedzy tworzona na potrzeby działów dopuszczających nowych zleceniobiorców
Szczególnym wyzwaniem w takich przypadkach są też przewoźnicy z krajów spoza UE, gdzie osoba weryfikująca musi znać lokalne podstawy prawne dotyczące przewozów transportowych, mieć wiedzę o rejestrach państwowych, które nie zawsze są dostępne on-line lub aktualizowane na bieżąco, jak i być w stanie szybko zweryfikować prawdziwość wyjątków, na które potrafi powołać się przewoźnik.
MR:Czy i w jaki sposób edukują Państwo swoich pracowników oraz partnerów biznesowych na temat znaczenia dokładnego sprawdzania firm transportowych?
KP:Tak. Zarówno przez szkolenia wstępne i okresowe staramy się aktualizować wiedzę z zakresu bezpieczeństwa doboru podwykonawców oraz możliwych konsekwencji niedopatrzeń lub świadomego zaświadczania nieprawdy przez spedytora przy wymianie informacji z Działem Oceny Ryzyka. Dodatkowo, w wypadku wykrycia prób wyłudzenia lub otrzymania ostrzeżeń od partnerów, wysyłamy alerty do pracowników spedycji z informacją o zdarzeniach i o tym, na co należy w przypadku danej firmy zwrócić uwagę.
MR: Czy giełdy transportowe są – zdaniem Pań – bezpiecznym środowiskiem do pozyskiwania podwykonawców? Jakie kryteria decydują o tym, czy dana giełda spełnia standardy bezpieczeństwa Omidy?
IK: Giełdy transportowe są popularnymi narzędziami pracy, nic dziwnego, że przestępcy szukają sposobów na ich wykorzystanie w nieuczciwych celach. Jednym z przykładów są wspomniane wyżej próby podszywania się pod podmiot legalnie działający na takiej platformie. Naturalnie korzystamy z giełd transportowych, ale nie zmienia to faktu, że każdy kontrahent musi zostać przez nas wewnętrznie zweryfikowany. Dostawcy wiodących giełd mają swoje narzędzia weryfikacji użytkowników, to jednak nie zwalnia nas z zachowania czujności i sprawdzania, czy wszystkie dane się zgadzają.KP: Zdarza się, że oszuści próbują zakładać konta na giełdach w oparciu o dokumenty sfałszowane lub skopiowane z ogólnodostępnych rejestrów. Mieliśmy też przypadek w tym roku, gdy na prawdziwym koncie legalnie działającej firmy, oszustowi udało się dodać kontakt do siebie jako do pracownika. Przestępca zdążył nawet zaoferować przyjęcie przewozu towaru paru firmom, jednak na szczęście szybko doszło do wykrycia nieprawidłowości przez giełdę.
MR: W jaki sposób w takim razie współpraca z TIMOCOM wspiera Państwa w docieraniu do sprawdzonych zleceniobiorców?
IK: Każdego kontrahenta sprawdzamy na Giełdzie Transportowej: analizujemy, jak długo na niej funkcjonuje, jakie ma oceny. Giełda Transportowa TIMOCOM jest dla nas świetnym źródłem danych firm takich jak adres strony internetowej czy adresy email – to pomaga w weryfikacji podmiotów, które chcą z nami współpracować.Bardzo cenne ze strony TIMOCOM jest otwarcie na rozmowy i nasze doświadczenie. Za nami kilka cennych rozmów z zespołem TIMOCOM właśnie na temat weryfikacji podwykonawców i tego jak TIMOCOM Road Freight Marketplace może być bardzo pomocny w tym zakresie – nie tylko dla nas.
MR: Na koniec – gdyby miała Pani wskazać jeden najważniejszy element, który realnie zwiększa bezpieczeństwo w transporcie, co by to było? Technologia? Doświadczenie zespołu? Edukacja partnerów?
IK: Moim zdaniem jest to doświadczenie i edukacja pracowników. To spedytorzy są na linii frontu. Im więcej wiedzą o transporcie, szkodach, podstawach prawnych czy metodach przestępców, tym bezpieczniejsza jest firma. Dlatego cały czas edukujemy naszych pracowników. Technologie z pewnością pomagają i przyśpieszają w procesie weryfikacji i przeciwdziałania wyłudzeniom, zwłaszcza pod kątem tak cennego w naszej branży czasu. Jednak nawet przy najdoskonalszych systemach, „dziurą” w zabezpieczeniach może okazać się tzw. błąd ludzki, dlatego rola szkoleń i uświadamiania pracowników jest niezastąpiona.
