Eksperci z GS1 Polska, GreenTransit i Rohlig SUUS Logistics opowiadają, z czym mierzą się przewoźnicy, jakie są korzyści z e-CMR i kiedy możemy spodziewać się jego upowszechnienia w kraju i Europie.

Z jakimi barierami najczęściej spotykają się przewoźnicy przy wdrażaniu e-CMR?

Agata Horzela – GS1 Polska: Przeszkody we wdrażaniu elektronicznego listu przewozowego w Polsce mają charakter systemowy – wynikają z powiązania barier legislacyjnych, technologicznych i mentalnych. Najczęściej wskazywanym wyzwaniem są niejasności prawne – mimo że Polska ratyfikowała protokół dodatkowy do Konwencji CMR już w 2019 roku, to przepisy krajowe nie zostały dostosowane do zapisów konwencji. Brak nowelizacji w Ustawie o transporcie drogowym oraz Ustawie prawo przewozowe powoduje, że firmy w Polsce w dalszym ciągu nie mogą w pełni leganie posługiwać się listem przewozowym w formie elektronicznej.

Drugą istotną barierą są ograniczenia technologiczne. Wiele firm, zwłaszcza z sektora MŚP, nie dysponuje odpowiednimi narzędziami do cyfrowego tworzenia, podpisywania i udostępniania listów przewozowych. Rozwiązaniem może być korzystanie z zewnętrznych platform e-CMR, które gwarantują bezpieczeństwo danych i interoperacyjność z systemami partnerów. Nie mniej istotne są bariery organizacyjne i mentalne. Przewoźnicy często postrzegają cyfryzację jako proces kosztowny i skomplikowany, którego wdrożenie przewyższa potencjalne korzyści. Niewystarczająca wiedza na temat dostępnych technologii oraz obawa przed zmianą sprawiają, że wiele firm niechętnie podejmuje inicjatywę digitalizacji dokumentów. W efekcie wdrażanie e-CMR w Polsce postępuje wolno, mimo dostępnych rozwiązań technicznych i wyraźnych korzyści organizacyjnych. Pokonanie barier prawnych, technologicznych i mentalnych pozostaje kluczowe dla upowszechnienia cyfrowych listów przewozowych.

Jakie kompetencje okazały się kluczowe przy wdrażaniu e-CMR? Firmy były na nie przygotowane, czy musiały się ich „douczyć” w trakcie?

Hubert Zaborowski, CEO & Co-founder GreenTransit: Wbrew pozorom, wdrożenie e-CMR nie wymaga od firm skomplikowanych kompetencji technicznych. Jest to nowość, ale nie mamy do czynienia z wymyślaniem koła na nowo ani globalną rewolucją. Liczy się otwartość i chęć zmiany. Dziś mamy na rynku gotowe rozwiązania, które można uruchomić praktycznie od ręki. Platformy, takie jak GreenTransit, nie wymagają własnej infrastruktury IT ani dodatkowego personelu technicznego. Dla dużych firm dostępne są integracje z systemami TMS czy ERP, a mniejsi przewoźnicy mogą działać samodzielnie - wystarczy przeglądarka i urządzenie mobilne. Kierowcy, spedytorzy i magazynierzy uczą się obsługi w kilkanaście minut. Największe znaczenie ma gotowość organizacyjna i otwartość na zmianę. Wiele firm przyzwyczaiło się do papieru, ale nie dlatego, że jest lepszy, tylko dlatego, że był „od zawsze”. Dziś większość firm, które przeszły na e-CMR, przyznaje, że największą barierą był nie brak kompetencji, tylko opóźnianie decyzji. Ci, którzy wdrożyli e-CMR jako pierwsi, widzą realną różnicę: szybszy obieg dokumentów, mniej błędów, szybsze faktury, lepszy cashflow. Z perspektywy prawnej legalne już dziś jest wykorzystanie hybrydowego e-CMR, zarówno w przewozach krajowych, jak i międzynarodowych. Firmy, które decydują się na ten model, zyskują spokój i przewagę: mogą przejść przez transformację we własnym tempie, bez presji i ryzyka. Jednocześnie przygotowują się na pełną cyfryzację, która niebawem będzie wymagana na poziomie całej Unii Europejskiej w ramach rozporządzenia eFTI.

Jak wygląda współpraca z zagranicznymi kontrahentami? Czy dokument elektroniczny jest przez nich akceptowany?

Hubert Zaborowski: To temat bardzo zróżnicowany, wszystko zależy od konkretnego partnera, jego procedur i poziomu otwartości na cyfryzację. Mamy klientów, którzy bez problemu realizują cały łańcuch w pełni elektronicznie - od załadunku po odbiór, z podpisami na tablecie lub telefonie. Ale są też firmy, które nadal preferują papier i na razie nie chcą z niego rezygnować. W takich przypadkach musimy się po prostu dostosować i wykorzystywać hybrydowy model współpracy. W tej chwili nie ma bowiem prawnego obowiązku pełnej akceptacji e-CMR po stronie każdego uczestnika procesu. To się zmieni wraz z pełnym wdrożeniem rozporządzenia eFTI, które wprowadzi obowiązek przyjmowania elektronicznych dokumentów transportowych w relacjach B2B w całej Unii Europejskiej. Wdrożenie tego obowiązku planowane jest na 2029 rok. Do tego czasu dużo zależy od indywidualnych ustaleń między stronami.

Z drugiej strony, coraz więcej firm międzynarodowych patrzy na e-CMR jak na realną korzyść również z ich perspektywy. Dla kontrahenta oznacza to szybszy dostęp do dokumentacji, większą przejrzystość w łańcuchu dostaw, możliwość automatycznego rozliczania zleceń i mniej błędów operacyjnych. Coraz częściej słyszymy też argumenty ESG, czyli ograniczanie zużycia papieru, zmniejszenie śladu węglowego, transparentność procesów. Dla firm raportujących niefinansowe wskaźniki to są konkretne, mierzalne zyski. Naszą rolą dziś jest nie tylko dostarczanie technologii, ale również edukacja rynku. W wielu przypadkach wystarczy wytłumaczyć drugiej stronie, że zyska na czasie, kosztach i zgodności z nadchodzącymi regulacjami i bariera znika. Widzimy, że świadomość rośnie, a gotowość na e-CMR jest dużo większa niż jeszcze 2-3 lata temu.

Czy e-CMR realnie przyspiesza rozliczenia i obieg dokumentów między stronami? Jakie są konkretne efekty?

Hubert Zaborowski: Zdecydowanie tak i to w sposób, który odczuwają wszyscy uczestnicy łańcucha dostaw. Dla przykładu: obsługa pojedynczego dokumentu papierowego - jego przygotowanie, wydruk, podpisanie, przesłanie, skanowanie i wprowadzenie do systemów - zajmuje średnio 23 minuty. Zredukowaliśmy ten czas do około 9 minut w przypadku nowych użytkowników. To oznacza redukcję o ponad 60% przy każdym transporcie. W przypadku e-CMR zintegrowanego z systemami operacyjnymi firmy jedyną czynnością, która pozostaje do wykonania jest złożenie podpisu. W praktyce, gdy kierowca kończy rozładunek, podpisuje e-CMR na telefonie lub tablecie, a dokument automatycznie trafia do wszystkich zainteresowanych: nadawcy, przewoźnika, spedytora, odbiorcy, księgowości. Jeszcze w tym samym dniu można wystawić fakturę i rozpocząć rozliczenia. W papierowym świecie czas od wykonania usługi do zapłaty wynosi najczęściej 2-3 miesiące. Teraz to może być kwestia godzin i to się realnie przekłada na cashflow firm transportowych. Płynność finansowa w tej branży to często być albo nie być – dajemy firmom przewagę w tym kluczowym obszarze.

Kiedy e-CMR będzie realnym standardem w Polsce i Europie? Jakie są kamienie milowe?

Agata Horzela: W nadchodzących latach, jednak jego upowszechnienie będzie możliwe tylko przy spełnieniu kilku kluczowych warunków legislacyjnych i organizacyjnych. Pierwszym i najważniejszym kamieniem milowym w Polsce będzie nowelizacja krajowych ustaw transportowych. Trwają już prace legislacyjne nad projektami nowych ustaw i miejmy nadzieję, że ujrzą one wkrótce światło dzienne. Drugim ważnym kamieniem milowym będzie wejście w życie unijnego rozporządzenia eFTI (Electronic Freight Transport Information), dotyczącego elektronicznej informacji na temat transportu towarowego. Rozporządzenie zakłada, że po 9 lipca 2027 r. przedstawiciele krajów członkowskich UE muszą być gotowi do odbierania elektronicznej informacji na temat transportu towarowego (np. w postaci e-CMR). Wtedy to ma nastąpić pełna akceptacja elektronicznych dokumentów transportowych w całej Europie. Choć początkowo przepisy nie będą nakładały obowiązku stosowania elektronicznych dokumentów transportowych na firmy, to ich ustandaryzowana akceptacja przez organy kontrolne w całej UE stworzy warunki do szerokiego wdrożenia rozwiązań takich jak e-CMR. W praktyce o przyjęciu e-CMR jako standardu zdecyduje również tempo adaptacji rozwiązań IT przez przewoźników, zwłaszcza tych z sektora MŚP. Kluczowe będzie również wsparcie ze strony dużych nadawców towarów oraz integratorów logistycznych, którzy mogą wywierać presję rynkową i promować interoperacyjne rozwiązania cyfrowe w całym łańcuchu dostaw.

Jakie są pierwsze wnioski z testów e-CMR w Polsce – co działa dobrze, a co wymaga dopracowania? Czy po jego wejściu naprawdę masz mniej pracy, czy po prostu mniej papieru na biurku?

Aleksandra Sikorska-Witkowska, International FTL Manager w Rohlig SUUS Logistics: Z perspektywy operacyjnej e-CMR przynosi realne korzyści. Przede wszystkim znacząco zmniejsza się liczba dokumentów, które trzeba drukować i przesyłać mailowo. Ma to szczególne znaczenie w przypadku przewozów do krajów spoza Unii Europejskiej, takich jak Wielka Brytania, gdzie obsługujemy transporty dla firmy Avon. Dzięki integracji z platformą GreenTransit możliwe jest bezpośrednie przesyłanie dokumentów do przewoźnika po uzupełnieniu jego danych kontaktowych. Wszystkie formularze związane z przewozem są dostępne w jednym miejscu, a elektroniczna wersja CMR umożliwia bieżący wgląd w status przesyłki. Automatyczne uzupełnianie danych celnych ogranicza ryzyko błędów i eliminuje problem nieczytelnych, ręcznie wypełnianych formularzy. To wszystko przekłada się nie tylko na poprawę efektywności operacyjnej, ale również korzyści środowiskowe – ograniczenie drukowania i fizycznej dystrybucji dokumentów oznacza realne zmniejszenie zużycia papieru i śladu węglowego całego procesu. Warto jednak zaznaczyć, że w Polsce wciąż brakuje ogólnodostępnego, w pełni zintegrowanego systemu, który ułatwiłby wymianę danych między przewoźnikami, klientami i administracją. Wdrożenie e-CMR wymaga też odpowiedniego zaplecza technicznego, które dla wielu mniejszych firm może być barierą. Na tle innych krajów UE – takich jak Holandia, Hiszpania, Francja czy państwa bałtyckie – nadal mamy sporo do nadrobienia, szczególnie w obszarze infrastruktury cyfrowej.

Czy wdrożenie e-CMR jest „kropką nad i”, czy katalizatorem głębszej cyfryzacji?

Aleksandra Sikorska-Witkowska: Moim zdaniem, e-CMR otwiera drzwi do cyfryzacji całego procesu, a „kropką nad i” w transporcie międzynarodowym będzie moment, gdy w pełni przejdziemy na elektroniczną wersję dokumentów. Dzięki temu rozwiązaniu formularze z przewozów są dostępne od razu po rozładunku, co eliminuje konieczność oczekiwania aż kierowca zakończy trasę, a przewoźnik prześle oryginały lub skany dokumentów. To znacząco poprawia komfort i efektywność pracy – zarówno operatorów logistycznych, takich jak SUUS, jak i firm transportowych. Umożliwia to także szybsze wystawienie faktury za wykonaną usługę, co automatycznie wpływa korzystnie na płynność finansową – zarówno naszą, jak i naszych podwykonawców.