Prawo do otrzymywania diet zostało wyrażone w art. 775 KP, który to stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Szczegółowe zasady przyznawania diety dla kierowcy zawodowego oraz jej wysokość regulują natomiast przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Dieta kierowcy w przewozach krajowych i międzynarodowych

W przypadku grupy zawodowej, jaką stanowią kierowcy, musimy odwołać się do jeszcze jednego aktu prawnego – ustawy o czasie pracy kierowców. Dla interpretacji przepisów dotyczących diet kierowców w przewozach krajowych i międzynarodowych kluczowe pozostają trzy zawarte w niej regulacje, wyrażone odpowiednio w art. 2 pkt 7, art. 21a oraz art. 26f.

W ostatnich latach, na skutek zmian wprowadzanych przepisami Pakietu Mobilności, dieta kierowcy zawodowego została istotnie zmodyfikowana. Obecnie przez podróż służbową rozumie się każde zadanie służbowe wykonywane jedynie w ramach krajowych przewozów drogowych, polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:
📌przewozu drogowego poza miejscowość siedziby pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub
📌wyjazdu poza miejscowość, o której mowa powyżej, w celu wykonania przewozu drogowego.

Kierowcom, którzy wykonują krajowe przewozy drogowe w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 775 § 3–5 KP, znane jako dieta kierowcy w Polsce.

Od lutego 2022 roku kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, na mocy znowelizowanych przepisów, nie uznaje się za będących w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 3–5 KP. Oznacza to zatem, że terminu „dieta kierowcy międzynarodowego” nie można uznać za do końca poprawny.

Czym jest dieta dla kierowcy w podróży krajowej?

Dieta kierowcy w czasie podróży krajowej jest świadczeniem przeznaczonym na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Należy jednak pamiętać, że z tytułu krajowych podróży służbowych kierowcy przysługuje nie tylko dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, ale także, jak wynika z § 2 powyższego rozporządzenia, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych i udokumentowanych wydatków.

🚩Ważne: Dieta kierowcy w Polsce, a więc kierowcy będącego w podróży krajowej, pozostaje wolna zarówno od ZUS, jak i podatku dochodowego.

Dieta kierowcy w Polsce – kiedy przysługuje?

Dieta dla kierowcy zawodowego przysługuje wyłącznie wtedy, gdy podróż służbowa trwa więcej niż 8 godzin. Ponadto kierowca uzyska prawo do diety, jeśli na czas delegacji nie zapewniono mu bezpłatnego, całodziennego wyżywienia, a jego podróż odbywa się poza miejscowość jego stałego lub czasowego pobytu.

Ile wynosi dieta dla kierowcy ciężarówki w Polsce?

Obecnie dieta dla kierowcy ciężarówki i dieta dla kierowcy busa wynosi 45 zł za dobę podróży. Dieta dla kierowcy zawodowego przysługuje mu zatem w pełnej wysokości, gdy podróż trwa ponad 12 godzin.

Ile wynosi dieta dla kierowcy pojazdu ciężarowego, jeśli pracownik przebywa w podróży krajowej krócej niż dobę? Wysokość diety dla kierowcy zawodowego ulega wtedy odpowiedniemu zmniejszeniu. Za podróż trwającą od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety kierowcy, czyli 22,50 zł. Jak zostało już wspomniane, gdy jest to delegacja jednodniowa krótsza niż 8 godzin, dieta nie przysługuje.

Natomiast jeśli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin – przysługuje 50% diety, a ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości. Przykładowo, pełna dieta krajowa 2-dniowa będzie wynosić 90 zł, a dieta krajowa 3-dniowa – 135 zł.

Gdyby pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej został zapewniony jeden lub dwa z trzech podstawowych posiłków, czyli śniadanie, obiad, kolacja, kwotę diety w pełnej wysokości zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Przyjmuje się przy tym, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie – 25% diety; obiad – 50% diety; kolacja – 25% diety.

Dieta dla kierowców w podróży krajowej a zwrot pozostałych kosztów

Wysokość diety kierowcy zawodowego determinuje wysokość pozostałych kosztów, które podlegają zwrotowi. Jednym z równie istotnych co dieta, pozostaje zwrot kosztów za nocleg. W tym przypadku możliwe są dwie opcje. Pierwsza to nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, za który kierowcy przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.

Natomiast jeśli pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu i nie przedłożył on rachunku za nocleg w obiekcie hotelarskim, w takim przypadku przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł. Ryczałt za nocleg należy się pod warunkiem, że nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00.

Ile wynosi dieta kierowcy za granicą?

Od lutego 2022 roku dieta kierowcy międzynarodowego jest ustalana na odmiennych zasadach niż przed tą datą. Obecnie mamy do czynienia z tzw. dietami wirtualnymi, przez które należy rozumieć ulgi stosowane przez pracodawcę przy obliczaniu podstawy opodatkowania (PIT) i oskładkowania (ZUS).

Wysokość wirtualnej diety, o jaką pracodawca może obniżyć podstawę oskładkowania i opodatkowania, wynosi 60 euro dla ZUS (z zastrzeżeniem, że miesięczny przychód stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia) i 20 euro dla PIT za każdy dzień pobytu kierowcy za granicą.

Źródło: Kancelaria Legaltrans