W trudnych dla transportu czasach przewoźnicy, zwłaszcza mikro, małe i jednoosobowe firmy, powinni liczyć każdą złotówkę, a właściwie każdego eurocenta. W tym kontekście odzyskiwanie VAT-u z transakcji zagranicznych nabiera szczególnego znaczenia. Dużo można zaoszczędzić?

Przedsiębiorcy, którzy wysyłają swoje ciężarówki do krajów Europy Zachodniej wydają tam pieniądze na tankowanie, płatne drogi, korzystanie z parkingów, a także ponoszą szereg innych kosztów związanych z działalnością w transporcie międzynarodowym. Jeśli te wydatki są duże, kwartalnie można odzyskać nawet kilka tysięcy euro. O tym, że każdy eurocent w budżecie firmy jest ważny, nie trzeba chyba nikogo przekonywać, a te pieniądze tak naprawdę czekają na to, by wrócić do portfela przedsiębiorcy. Czasy dla transportu są ciężkie, przed przewoźnikami stoi mnóstwo wyzwań, co oznacza, że odzyskiwanie podatku VAT z transakcji zagranicznych jest dla firm nie tylko korzystne, a bywa, że wręcz niezbędne do utrzymania płynności finansowej. W wielu przypadkach firmy transportowe angażują w prowadzenie działalności duże kwoty, a im są one większe, tym pokaźniejsze są oszczędności z VAT-u nadpłaconego poza granicami kraju - nawet niewielki procent zwrotu może przełożyć się na duże sumy. Na przykład przy rocznych wydatkach na paliwo wynoszących kilkadziesiąt tysięcy euro, odzyskanie 19 czy 20 procent tej kwoty może przynieść oszczędności rzędu kilku tysięcy euro. Rachunek jest prosty. Wydaje się więc, że odzyskiwanie VAT-u staje się kluczowym elementem strategii oszczędnościowej firm, stwarza szansę na znaczne poprawienie sytuacji finansowej przewoźników i może być krokiem w stronę stabilności i rozwoju.

Karolina Bukowska

O zwrot podatku VAT z krajów Unii Europejskiej, Norwegii i Wielkiej Brytanii polskie firmy transportowe mogą ubiegać się samodzielnie, nie korzystając z usług pośredników. Wyspecjalizowane firmy odradzają jednak taką ścieżkę. Dlaczego?

Polscy przewoźnicy mają prawo do ubiegania się o zwrot podatku VAT na podstawie przepisów unijnych i umów międzynarodowych i oczywiście mogą to robić samodzielnie. W praktyce jednak ten proces jest skomplikowany i czasochłonny, wymaga nie tylko znajomości regulacji prawnych obowiązujących w poszczególnych krajach, ale także umiejętności prawidłowego wypełniania dokumentacji. Konieczna jest również ścisła współpraca z zagranicznymi urzędami skarbowymi. Z mojego, prawie 10-letniego doświadczenia w tym sektorze usług wynika, że zazwyczaj firmy transportowe nie dysponują wystarczającą wiedzą ani zasobami, aby skutecznie przeprowadzić całą procedurę. Nawiązanie stałej współpracy z wyspecjalizowanymi pośrednikami, takimi jak TRANS VAT, przyniesie z pewnością znaczne korzyści, ponieważ posiadana wiedza i zdobyte doświadczenie pozwalają nam efektywnie zarządzać całym procesem odzyskiwania VAT-u. Oferujemy pomoc nie tylko w przygotowaniu wniosków o zwrot podatku, ale również mamy przetarte ścieżki do zagranicznych urzędów skarbowych, co często skraca czas oczekiwania na przelew. Co nie mniej ważne, jesteśmy w stanie zidentyfikować wszystkie źródła umożliwiające odzyskanie zagranicznego VAT-u, a część z nich nie jest oczywista. Firmy pomijają niektóre zagraniczne transakcje, nie wiedząc o tym, że pewne dokumenty mogą posłużyć jako podstawa do zwrotu. Innymi słowy, nasza wiedza ekspercka zwiększa szanse na odzyskanie większych kwot.

Za wiedzę ekspercką trzeba zapłacić. Pytanie - ile to kosztuje?

Mam rozeznanie, jakie stawki obowiązują na rynku i mogę zapewnić, że nasze są bardzo atrakcyjne, jeśli nie najkorzystniejsze. Na pewno jesteśmy bardzo konkurencyjni cenowo w porównaniu z rynkowi potentatami. Kwota naszej prowizji zależy od poziomu kosztów ponoszonych przez klienta za granicą: im wydatki są wyższe, tym niższa stawka prowizji. Co ważne - u nas ruch cen odbywa się w dół, a nie w górę - cały czas dążymy do tego, aby prowizje były jak najniższe. Widzimy też, że wielu przewoźników nie robi rozeznania w ofertach rynkowych i nie zdaje sobie sprawy, że może zaoszczędzić na prowizjach dla pośrednika. Oferujemy nie tylko korzystne stawki za swoje usługi, ale również sprawne działanie. Gwarantujemy na przykład wysyłkę wniosków o zwrot VAT-u w ciągu 10 dni po otrzymaniu kompletu dokumentów, co zdecydowanie przyspiesza cały proces zwrotu. Nowi klienci pytają często: jak długo będę musiał czekać na otrzymanie pieniędzy? W odpowiedzi słyszą, że urzędy w poszczególnych krajach rozpatrują wnioski w różnych terminach. Czasem odbywa się to po kilku dniach, jak w Danii czy Szwecji, gdzie indziej trwa nieco dłużej. Dyrektywa unijna określa czas na rozpatrzenie wniosków na maksymalnie cztery miesiące.

Jakie błędy popełniają najczęściej polscy przedsiębiorcy transportowi przy składaniu wniosków o zwrot zagranicznego VAT-u? Z jakimi problemami się zwykle borykają?

Jednym z kluczowych elementów skutecznego ubiegania się o zwrot VAT-u jest odpowiednie udokumentowanie transakcji. Ważne jest, żeby dokumentacja była zgodna z wymogami obowiązującymi w kraju, w którym VAT został naliczony. Każdy z nich ma swoje własne regulacje i obostrzenia, które znacznie się różnią od polskich przepisów w tym obszarze. Przedsiębiorcy nie są tego świadomi, co prowadzi do składania wniosków, które nie spełniają określonych kryteriów, na przykład z niekompletnymi fakturami lub po prostu bez niektórych dokumentów. Wyspecjalizowane firmy, takie jak nasza, na bieżąco śledzą zmiany w przepisach poszczególnych państw - znamy wszystkie regulacje i obostrzenia, co pozwala uniknąć błędów. Skomplikowane formularze to również coś, co może przysporzyć kłopotów podczas wypełniania, a błędy mogą prowadzić do odrzucenia wniosku. Mamy również do czynienia z nieznajomością terminów składania wniosków - wielu polskich przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że istnieją daty graniczne, których przekroczenie prowadzi do utraty możliwości odzyskania środków. Problemem może być także brak systematyczności w działaniu - niektórzy przedsiębiorcy składają wnioski sporadycznie, a mogliby to robić regularnie, na przykład co kwartał, z korzyścią dla budżetu firmy. Systematyczność w składaniu wniosków pozwala na lepsze zarządzanie dokumentacją, unikanie błędów wynikających chociażby z pośpiechu i zapewnia regularny dopływ środków pieniężnych. Nasza firma dba o to, żeby wnioski były składane zaraz po "zamkniętym" kwartale, dopytujemy o braki w dokumentacji i w razie potrzeby uzupełniamy ją, a następnie wysyłamy wnioski tak szybko jak to możliwe. Wszystko po to, aby każdy eurocent z zapłaconego za granicą podatku VAT trafił z powrotem do kieszeni przedsiębiorców.

Dlaczego termin 30 września jest tak ważny w tym procesie? Kiedy jest ostatni dzwonek na to, żeby podjąć odpowiednie kroki, aby zdążyć zebrać wszystkie dokumenty niezbędne do złożenia wniosku?

30 września to kluczowa data w procesie zwrotu podatku VAT, wynikająca z przepisów UE, wyznaczająca ostateczny moment na złożenie wniosku za rok poprzedni. Mówiąc wprost, jeśli firma przegapi ten termin, pieniądze po prostu przepadną. Wnioski złożone po terminie trafiają wprawdzie do urzędu w danym kraju, ale są z automatu odrzucane. Złożenie wniosku musi być poprzedzone gromadzeniem dokumentów potwierdzających prawo do zwrotu, takich jak faktury i inne dowodu zakupu. Ważne jest skrupulatne podejście do zbierania dokumentacji i rozpoczęcie tych czynności z odpowiednim wyprzedzeniem. Wydaje mi się, że ostateczny moment na podjęcie działań w tym zakresie powinien przypadać co najmniej na kilka tygodni przed 30 września. W każdym razie dbałość o szczegóły może przynieść wymierne korzyści.

Rozmawiał Cezary Bednarski