- Odczyty kart kierowców lub skany wykresówek
- Daty wyjazdu/powrotu kierowcy z bazy oraz przekroczeń granic
Obowiązek odczytu kart kierowców, czy też gromadzenia wykresówek dotyczy wszystkich firm transportowych, których kierowcy podlegają pod Rozporządzenie WE 561/2006. W związku z narzuconymi przez inne kraje nowymi obowiązkami związanymi z wypłatą wynagrodzenia minimalnego, dużym zagrożeniem kontroli i co za tym idzie karami, firmy zaczęły również gromadzić dane dotyczące dat i godzin wjazdów i wyjazdów z terytorium powyższych krajów.
Właściwie skonfigurowane oprogramowanie 4Trans na powyższych danych policzy, zgodnie z przepisami, należne pracownikowi wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, nocne oraz dyżury. Ważnym elementem, który program wykaże będzie wyrównanie do wynagrodzenia minimalnego w innych krajach, obecnie w Austrii, Niemczech, Norwegii i Francji, a już od końca lutego również w Holandii i we Włoszech. Pod poleceniem „drukuj” znajdziemy niezbędną do okazania podczas kontroli dokumentacje: dla PIP będzie to pełna ewidencja czasu pracy, a dla niemieckich służb kontrolnych będzie to rejestr czasu pracy na terytorium Niemiec – przetłumaczony od razu na język niemiecki. Zgodność tych dokumentów z przepisami została już wielokrotnie potwierdzona podczas kontroli.
Od samego początku – wprowadzenia pierwszej płacy minimalnej w Niemczech, która obejmowała również kierowców z polskich firm, wspomagamy proces rozliczenia. Ze wsparcia oprogramowania korzystają tysiące firm transportowych, jak również najlepsze i największe firmy świadczące usługi rozliczania czasu pracy kierowców. W przypadku korzystania z usług firm zewnętrznych rozliczających czas pracy niezbędne jest dostarczenie tych samych danych jak w przypadku samodzielnego rozliczania za pomocą 4Trans. Z naszego doświadczenia wynika, że najwięcej czasu zajmuje właśnie przygotowanie tych danych, konieczność ich przesyłania i kontaktu z firmą zewnętrzną. W podobnym czasie można rozliczyć kierowców we własnym zakresie – posiadając oprogramowanie 4Trans Rozliczenia.
Pomimo skomplikowanych przepisów w innych krajach sam proces rozliczenia ewidencji jest bardzo prosty i sprowadza się do kliknięcia w dwa przyciski „Wylicz” oraz „Drukuj”. Nie trzeba posiadać zaawansowanej wiedzy np. jakie czynności (jazda, inna praca dyspozycyjność, postój) traktować w danym kraju jako czas pracy, czy jak liczyć i do czego służy amplituda w przypadku pracy we Francji. To właśnie zaleta oprogramowania, które samo wykonuje skomplikowane obliczenia, a użytkownik otrzymuje gotowe wyniki. Takim wynikiem jest wysokość wynagrodzenia za czas pracy kierowcy lub np. informacja z potwierdzeniem, że dla danego pracownika nie ma dopłaty za czas pracy w Niemczech, ponieważ wypłacone polskie wynagrodzenie wraz z dietami i ryczałtami za nocleg było wyższe.
Ustawienia 4Trans są elastyczne i pozwalają na dostosowanie do przepisów wewnątrzzakładowych. Samo ustawienie programu zgodnie z zapisami w regulaminie, obwieszczeniu czy w umowie o pracę w poszczególnych firmach nie stanowi żadnej bariery, dba o to podczas wdrożeń oraz szkoleń indywidualnych aż 9 trenerów w całej Polsce.
Przewóz ładunków i osób w innych krajach wiąże się często nie tylko z rozliczeniem płacy minimalnej dla kierowców, ale również z koniecznością wypełniania zgłoszeń i posiadania odpowiednich dokumentów w pojeździe. Wiedzę w tym zakresie uzupełnioną o odpowiednie przepisy i praktyki kontrolne przekazujemy Państwu na regularnie organizowanych w całej Polsce szkoleniach otwartych. Rocznie z naszych szkoleń korzysta ponad 5 tysięcy osób, które są odpowiedzialne w swoich firmach za zarządzanie i rozliczanie czasu pracy kierowców. Aktualne terminy szkoleń dostępne są na stronie www.szkoleniadlatransportu.pl.
Pomagamy się też zmierzyć z koniecznością powołania przedstawiciela na terytorium innych krajów. Dla firm posiadających 4Trans zostały wynegocjowane specjalne warunki u przedstawicieli we Francji czy Włoszech.
Zespół pracujący nad rozwojem oprogramowania dba o to, żeby było ono dostosowane do stale zmieniających się przepisów i wytycznych. Dużym atutem jest fakt, iż z oprogramowania i szkoleń firmy Inelo korzysta obecnie 29 instytucji kontrolnych w całej Europie, w tym m.in. ITD, PIP, BAG czy DVSA.
O możliwościach oprogramowania i funkcjach związanych nie tylko z przepisami dotyczącymi stosowania płac minimalnych w innych krajach najlepiej porozmawiać bezpośrednio z naszymi przedstawicielami regionalnymi. Na stronie www.inelo.pl/kontakt/ znajdują się dane kontaktowe do naszych pracowników, którzy chętnie umówią się na spotkanie.
Mateusz Włoch
Ekspert ds. rozwoju i szkoleń
